16 agosto 2009

Controle da Qualidade das Oportunidades de Vendas

Anteriormente neste blog, tratei de questões como inspeção e o pipeline de vendas. Falaremos agora sobre o controle de qualidade das oportunidades.

Para se garantir a qualidade da linha de produção de receitas de uma organização, devemos inspecionar e analisar as oportunidades de vendas sendo conduzidas por nossa equipe comercial. Somente após entender o nível de qualidade destas oportunidades é que o gerente de vendas poderá decidir onde os esforços devem ser focados para que a probabilidade de se atingir a quota seja aumentada.

Diante de agendas cada vez mais atribuladas, é incrível como muitas organizações – de todos os portes – ainda não se deram conta que essa tarefa é parte central da descrição funcional de todo gestor de vendas, relegando-a a um segundo plano. Mesmo empresas que já possuem um sistema de gerenciamento de oportunidades, e outras tantas que o estão implementando, enganam-se ao pensar que possuir relatórios de controle das oportunidades de vendas as fará vender mais. É importante entender que implantar um Customer Relationship Management System ou um Opportunity Management System não ira aumentar as vendas, se os vendedores não direcionarem adequadamente os esforços de vendas. Conseguir tal direcionamento exige inspeção e apoio gerencial.

Inspecionar as oportunidades de vendas é visto como uma atividade que consome muito tempo e, por isso, é postergada por muitos gerentes. Contudo, isso deriva de como a atividade é conduzida e não pela tarefa em si. Geralmente quando um gerente pergunta para um vendedor como está uma venda ou como foi uma visita, o vendedor que não é objetivo, ou não possui informações com qualidade, ou não deseja passar tais informações para seu gerente, começa a descrever seqüencialmente fatos ou concentrar-se em pontos de menor relevância, sem ser necessariamente preciso. Qualquer profissional de vendas que já gerenciou equipes, deve ter passado por uma sessão de “como enrolar seu gerente”. Muitas vezes, tal situação acontece porque nem o vendedor ou o seu gerente, tem um processo para conduzir tais revisões.

Veja, se um gerente tem 10 vendedores, cada um conduzindo 10 oportunidades; caso cada vendedor demore 15 minutos para revisar uma oportunidade, esse gerente consumirá 1.500 minutos de seu tempo, ou 25 horas. Numa semana de 40 horas, é óbvio que dedicar 62% do tempo gerencial é motivo suficiente para não fazermos tal atividade, ou, pelo menos, postergá-la convenientemente. Como a tarefa de inspecionar a qualidade de uma oportunidade é vital para se atingir os resultados organizacionais, fica fácil entender porque as empresas só percebem que não atingirão suas quotas quando já é tarde demais para se promover qualquer recuperação.

O monitoramento da qualidade das oportunidades deve ser feito de modo contínuo durante todo o ciclo de vida de uma oportunidade. Na SaleSolution, em nosso programa Sales Balancing®, orientamos nossos clientes a programarem de forma contínua e consistente um horário semanal para essa revisão e que a mesma siga um ritual metodológico.
Note, uma reunião de revisão não é um momento de confraternização e de atualização social. Trata-se de um momento importante que é destinado a uma quantidade enorme de trabalho e análise sobre determinados fatores, que indicarão a qualidade de produção da receita futura de uma organização.

Cada vendedor deve trazer informações específicas sobre as principais oportunidades para a reunião, e tal procedimento exige que eles saibam de antemão as perguntas que serão feitas. Ou seja, tais perguntas devem ser padronizadas para que não haja ineficiências no processo de revisão. Além disso, como disse no meu post anterior sobre inspeção, tal revisão deve ser feita na frente dos demais vendedores para que os compromissos estabelecidos tenham maior probabilidade de serem cumpridos.

Quando o gestor padroniza as perguntas e seus vendedores entendem seus significados, existe um ganho tremendo na velocidade e profundidade de compreensão sobre as oportunidades de vendas. Quando se implementa uma metodologia tática de vendas, os vendedores ganham compreensão conceitual e prática sobre os cinco pontos que determinam o sucesso de uma venda: acessar o poder de decisão, identificar ou ativar uma necessidade nessa pessoa, criar ou reconstruir uma imagem de que nossos produtos e serviços irão sanar tal necessidade, provar o valor desta aquisição e controlar o processo de venda.

De posse de tais conhecimentos, fica de certa forma fácil criar uma lista padrão de perguntas, que dará maior capacidade de inspeção ao gestor de vendas sobre a qualidade das oportunidades, por exemplo:

- Qual o nome da empresa?

- Qual o nome do contato e seu cargo?

- Quem abriu primeiro a oportunidade, você ou concorrência?

- Qual a necessidade ativada ou a questão critica de negócio sendo discutida?

- Quais os motivos para esta necessidade?

- Quais os impactos organizacionais e pessoais desta necessidade?

- Como essas pessoas visualizam a solução de suas necessidades?

- Qual o valor para essa pessoa e para a organização?

- Onde está o poder e como você pretende chegar lá?

- Ela está classificada corretamente no funil de vendas?

- Quais são os próximos passos?

A conclusão que o gestor e seus vendedores devem chegar ao final de uma reunião de revisão de oportunidades é se a quota será feita ou não. Para isso ele necessitará avaliar se existe algum déficit, em termos de número de oportunidades e da qualidade destas oportunidades, que necessita ser sanado, como também, quais ações serão necessárias para promover as devidas correções. Ao analisar as oportunidades de vendas sendo conduzidas por uma organização, precisamos entender que estamos falando do sangue que alimenta as artérias de uma empresa e que, como tal, merece um tratamento ritualístico e respeitoso. No nosso caso, uma metodologia séria de revisão de sua qualidade.

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